La fiche de poste, aussi appelée fiche métier ou descriptif de poste, est indispensable à la définition du contenu d’un emploi. Elle en résume les missions, les responsabilités, les compétences et le niveau d’autonomie qui y sont requis. La fiche de poste est un outil RH qui permet de situer le métier dans l’entreprise. Ainsi que de donner des indications au salarié sur ce qui est attendu de lui dans l’exercice de sa fonction.
Elle peut donc servir pour :
- Recruter un nouveau salarié, car elle indique précisément quel profil et quelles compétences sont recherchés.
- Evaluer un salarié en poste, car l’employeur peut comparer le niveau du salarié avec le niveau attendu pour une bonne tenue du poste – et le cas échéant, on sait précisément sur quoi il faut l’accompagner pour que celui-ci soit au niveau attendu.
- Accompagner la mobilité interne, car on peut créer des passerelles entre certains métiers qui ont des compétences communes ou transférables.
Bien que la fiche de poste soit amenée à évoluer dans le temps pour s’adapter aux changements d’environnement de poste, la méthode de construction restera la même. Elle doit être élaborée conjointement par le salarié et son responsable hiérarchique direct.
L’intitulé du poste
C’est le nom du métier utilisé en interne, ou dans le référentiel des métiers de la branche professionnelle (ex : Secrétaire de Direction, Assistant des Ventes…). Il doit être compris de tous, même en dehors de l’entreprise.
Définir les missions et les tâches du poste
Les missions correspondent à l’ensemble des domaines d’activité du poste. (Ex : activités techniques, qualité… ). Les tâches, quant à elles, sont des subdivisions des missions organisées en actions concrètes. (Ex : gestion des appels téléphoniques, gestion des rendez-vous…)
Comment déterminer les missions à mettre dans une fiche de poste ?
Si c’est une création de poste : il faut partir du besoin que rencontre l’entreprise pour définir exactement les contours du poste. Le manager et le salarié peuvent s’entraider dans cette mission.
Si le poste existe déjà : Il est important d’impliquer le(s) salarié(s) concerné(s) ainsi que leur manager pour confronter la description factuelle des employés aux attentes du responsable.
Ce travail de vérification peut prendre la forme d’interview.
La raison d’être du poste
Il s’agit de la finalité du métier, c’est-à-dire le « pourquoi » de ce métier dans l’organisation. (Ex : pour le Responsable Administratif et Financier, coordonner et superviser les services comptables et financiers des filiales et des opérations de financement de la croissance de l’entreprise).
L’environnement de travail
Décrire l’environnement de travail permet de détailler les éléments qui conditionnent le poste:
- Place dans l’équipe (rattachement hiérarchique dans l’entreprise, le service)
- Caractéristiques du poste (statut, classification de la convention collective)
- Condition d’exercice du poste, moyens matériels (lieu de travail, déplacements, horaires, véhicule de fonction, téléphone professionnel…)
Les compétences requises
Les compétences sont les qualifications professionnelles à mettre en œuvre pour réaliser les missions demandées. Elles se déclinent en savoirs, savoir-faire et savoir-être. Déterminer les compétences requises à un poste permet de déceler d’éventuels besoins en formations pour le salarié occupant le poste.
Savoirs: Les savoirs à mobiliser correspondent à l’ensemble des connaissances acquises par l’apprentissage ou l’expérience et qui sont indispensables à la tenue du poste (ex : la maîtrise d’une norme de sécurité, les diplômes ou certificats spécifiques…).
Savoir-être : Les savoir-être à mettre en œuvre correspondent aux attitudes et comportements à adopter pour réussir les missions demandées (ex : rigueur, organisation, discrétion…).
Savoir-faire : Les savoir-faire à maîtriser correspondent à la capacité à mettre en œuvre ses connaissances et son expérience (littéralement « savoir » et « faire »), autrement dit ce sont les compétences à maîtriser pour tenir le poste (ex : réaliser des reportings hebdomadaires, négocier avec des fournisseurs…), une combinaison de connaissances, de savoir-être et d’expérience fournissant la capacité de réussir
