Le 5 mars 2014, un nouvel article entre dans le Code du Travail à l’occasion d’une réforme de la formation professionnelle.
Cet article porte sur la création d’un entretien professionnel obligatoire dans toutes les entreprises. À conduire tous les deux ans ou à l’issue de certaines périodes d’absence, qui vient en remplacement de tous les entretiens professionnels et bilan d’étape professionnel existants jusque-là. Il doit donc être proposé systématiquement lorsqu’un salarié reprend son activité, quelle que soit la nature de son absence (congé sabbatique, arrêt maladie de longue durée, congé maternité ou parental…).
Contrairement à l’entretien annuel d‘évaluation, cet entretien n’a pas vocation à jauger la qualité du travail du salarié. Il s’agit d’un temps d’échange entre l’employeur et son employé pour faire le point sur ses perspectives d’évolutions (qualifications, changement de poste, promotion…). Ce temps permettra d’identifier ses besoins de formation professionnelle.
L’entretien professionnel porte de grands enjeux, autant pour le salarié que pour l’employeur.
Tandis que le salarié peut y trouver une opportunité d’exprimer ses souhaits de formation, de développement et d’envisager une évolution professionnelle (interne ou externe). L’employeur peut faire le lien entre les projets de son entreprise et les aspirations individuelles du salarié, par exemple en anticipant les besoins en formation de ses salariés.
Cela fait de l’entretien professionnel un outil idéal pour préparer une entreprise à un futur développement, permettant d’adapter les ressources internes aux besoins de demain.
À noter : il faut savoir distinguer l’entretien professionnel de l’entretien annuel d’évaluation.
Là où l’entretien d’évaluation porte sur les résultats produits par le salarié sur une année et les objectifs à atteindre pour l’année suivante. L’entretien professionnel est centré sur les compétences et les connaissances du salarié, ainsi que ses perspectives de progrès.
L’entretien professionnel ne doit en aucun cas porter sur l’évaluation du salarié. Il faut donc bien veiller à mener ces deux entretiens séparément.
Organiser l’entretien et informer ses salariés
Il y a deux façons de déterminer la date d’un entretien professionnel :
- Choisir la date anniversaire d’entrée en entreprise du salarié, afin de répartir les entretiens de chaque salarié tout au long de l’année
- Condenser l’entretien professionnel de l’ensemble des salariés sur une courte période de l’année et mener ainsi ce qu’on appelle une “campagne”
La seconde option est plus courante, car jugée plus efficace dans l’analyse et la comparaison des données obtenues lors de l’entretien de chaque salarié. Cela permet notamment de recenser et traiter les besoins en formation de l’entreprise
Quel que soit le format choisi, l’article 2 du décret n°2010-888 du 28 juillet 2010 précise que la date de l’entretien professionnel est fixée par le supérieur hiérarchique. Elle doit être communiquée au salarié au moins huit jours à l’avance. Il est important de lui laisser le temps de se préparer, le salarié étant l’acteur principal de son parcours professionnel. C’est à lui que reviendra la plus grande part de temps de parole durant l’entretien.
Le Code du Travail ne comportant aucune précision à ce sujet. Chaque entreprise peut organiser à sa convenance le déroulement des entretiens professionnels.
Ceux-ci peuvent ainsi être réalisés :
- Par l’employeur lui-même, au sein d’une petite entreprise
- Par le manager du salarié
- Par le chef d’une équipe
- Par le directeur des ressources humaines ou un autre salarié de ce service
- Il est également possible de faire appel à des prestataires spécialisés extérieurs à l’entreprise
Préparer efficacement un entretien professionnel
Comme tout autre entretien, un minimum de préparation est requis avant le rendez-vous, autant pour l’employeur que pour son salarié.
Il est recommandé de produire et fournir au salarié un support de l’entretien professionnel, accompagné de la fiche de poste le concernant. L’employeur et le salarié sont tous deux invités à remplir le support avant l’entretien. L’objectif en vue est de canaliser les discussions et d’éviter d’oublier les questions essentielles à aborder.
Cette façon de faire leur permet :
- de faire « un travail de mémoire » et de fonder le dialogue sur des faits et non des opinions
- de réfléchir au bilan et aux objectifs
- d’être chacun « acteur » dans l’entretien
Ce support est très important à remplir, parce qu’il servira également à rédiger un compte-rendu détaillé suite à l’entretien.
Ci-dessous, un guide plus détaillé sur l’entretien professionnel et son support.
guide_entretien_professionnel.pdf
Veiller au bon déroulement de l’entretien
L’entretien professionnel doit avoir lieu au sein de l’entreprise, sur convocation du salarié, durant ses heures de travail (il est à ce titre considéré comme du temps de travail effectif). Il prend en moyenne entre 1h et 1h30, il faut donc privilégier un environnement serein pour ne pas être dérangés. Dès le début de l’entretien, il faut définir certains repères (le temps, l’écoute mutuelle, les différentes étapes de l’entretien…). Ils permettront de créer un climat de confiance.
Le contenu spécifique d’un entretien professionnel est habituellement défini par convention ou accord. Par exemple, l’employeur doit informer le salarié sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE). L’entretien doit également comporter des informations sur l’activation du compte personnel de formation (CPF) et des possibilités de financement par l’employeur.
S’il n’y a pas de mentions spécifiques dans l’accord de branche ou d’entreprise, l’employeur définit le contenu de l’entretien en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise. Il peut, par exemple commencer par dresser un bilan du parcours professionnel du salarié. Un bilan qui englobe avant et depuis son entrée dans l’entreprise. Puis tenter d’identifier les besoins de l’entreprise ainsi que les aspirations et compétences du salarié, avant de discuter des perspectives d’évolution professionnelle du salarié (où et comment se projette-t-il à l’avenir ?).
Celui-ci peut intervenir et s’exprimer à tout moment sur des évènements qui sont survenus durant son parcours, tels que des difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, des progrès, des formations dont il a pu bénéficier… Et permettre ainsi de définir ses aspirations et ses besoins personnels en fonction de l’évolution de ses compétences.
Un des objectifs de l’entretien est d’aider le salarié à déterminer un projet professionnel qui corresponde aux besoins de l’entreprise, et d’assurer un accompagnement pertinent dans l’accomplissement de ce projet.
Vient ensuite le temps de conclure l’échange. Les principaux points abordés doivent être rappelés et reformulés, afin de s’assurer que tout a bien été compris et qu’il n’y a aucun oubli. Il est important de tenir le salarié informé des modalités de suivi de l’entretien: date de retour, remise, et signature du compte-rendu, mise en œuvre des décisions prises. Sans oublier de conserver une preuve signée de l’entretien, à conserver de préférence jusqu’au premier état des lieux.
Prouver la démarche de l’entretien professionnel
Si l’entretien professionnel est obligatoire, c’est surtout dans l’intention d’inciter les entreprises à sécuriser le parcours professionnel des salariés. Il est donc nécessaire de prouver que les entretiens ont mené à des résultats concrets en termes d’employabilité et de montée en compétences chez les salariés.
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel pour l’ensemble des salariés. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels et de formations “non-obligatoires” prévus au cours des 6 dernières années.
À cet effet, il faudra obligatoirement justifier du nombre d’entretiens professionnels réalisés sur 6 ans. De même, il faudra justifier le fait que les salariés ont bénéficié d’au moins deux des trois actions suivantes:
- Une formation
- Une certification (diplôme, CQP…) par la formation ou la validation des acquis et de l’expérience (VAE)
- Une progression salariale ou professionnelle.
Comment exploiter les données d’un entretien professionnel ?
Bien que l’entretien professionnel soit obligatoire, il faut avant tout le percevoir comme une opportunité d’améliorer la gestion d’une entreprise.
En effet, les données rassemblées suite à l’entretien professionnel de l’ensemble des salariés ont une grande importance dans le développement d’une entreprise. En regroupant les informations récoltées, l’employeur est en mesure de confronter les perspectives de carrière de ses salariés à ses propres besoins et aux projets de développement. On pourra ainsi:
- Identifier les compétences de chacun de salariés acquises et pouvant être développées
- Accompagner un salarié en difficulté et combler ses carences par une formation ou organiser son transfert vers un autre poste
- Tenir compte des aspirations de ses salariés dans ses perspectives et favoriser la motivation et le bien-être au travail
- Évaluer le budget de formation qui s’impose
- Communiquer auprès de ses collaborateurs sur sa stratégie et son activité
L’entretien professionnel est donc un outil précieux de gestion des ressources humaines pour l’entreprise. Il permet d’analyser en détail et d’optimiser les compétences humaines dont elle dispose. Elle pourra ainsi détecter les manques, et favoriser la complémentarité des talents. Ce qui assurera une économie de temps et d’argent le moment venu.
